*Descrição de Cargo: Secretaria Executiva** **Cargo:** Secretaria Executiva **Departamento:** Diretoria **Localização:** SANTOS-SP. **Rel reporta para:** Diretor Executivo **Resumo do Cargo:** A Secretaria Executiva é responsável por oferecer suporte administrativo de alta qualidade à Diretoria da associação, garantindo a eficiência das operações diárias e a eficácia na comunicação. Além disso, o cargo inclui uma função comercial voltada para a captação de novos associados, desempenhando um papel crucial no crescimento e no fortalecimento da base associativa da organização. **Responsabilidades:** 1. **Gestão de Agenda:** - **Organização de Compromissos:** Manter e coordenar a agenda da diretoria, agendando compromissos, reuniões e eventos, e garantindo a sincronização com outras agendas relevantes. - **Preparação de Materiais:** Elaborar e preparar materiais necessários para as reuniões, como relatórios, apresentações e documentos de suporte. 2. **Comunicação:** - **Gestão de Correspondência:** Atender e gerenciar a comunicação recebida, incluindo chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, filtrando e priorizando conforme necessário. - **Elaboração de Documentos:** Redigir e formatar cartas, memorandos, relatórios e outros documentos, assegurando precisão e clareza na comunicação. 3. **Coordenação de Reuniões e Eventos:** - **Planejamento e Logística:** Planejar e coordenar eventos internos e externos, incluindo reuniões de diretoria, conferências, workshops e eventos sociais. - **Suporte em Eventos:** Organizar a logística de eventos, como reservas de locais, catering, e transporte, e garantir a distribuição de materiais e comunicações pré e pós-evento. 4. **Gestão de Documentos:** - **Organização e Arquivamento:** Manter e organizar arquivos e registros da diretoria, assegurando que todos os documentos estejam atualizados, acessíveis e seguros. - **Controle de Processos:** Gerenciar o fluxo de documentos para aprovação e assinatura, acompanhando o status e garantindo a conformidade com os processos estabelecidos. 5. **Suporte Administrativo:** - **Assistência Geral:** Fornecer suporte administrativo abrangente à diretoria, incluindo a elaboração de relatórios periódicos, gestão de tarefas e coordenação com outros departamentos. - **Tarefas Especiais:** Executar tarefas e projetos especiais conforme solicitado pela diretoria, contribuindo para a realização de objetivos estratégicos. 6. **Relacionamento com Associados e Parceiros:** - **Comunicação Eficaz:** Facilitar a comunicação com associados, parceiros e outras partes interessadas, gerenciando solicitações e garantindo um atendimento eficiente. - **Suporte ao Associado:** Resolver problemas e responder a consultas dos associados, promovendo um ambiente de apoio e engajamento. 7. **Gestão de Projetos:** - **Coordenação de Projetos:** Auxiliar na coordenação e monitoramento de projetos da diretoria, acompanhando prazos e resultados, e elaborando relatórios de progresso. - **Relatórios:** Preparar e distribuir relatórios de status para a diretoria e outros stakeholders conforme necessário. 8. **Função Comercial de Captação de Novos Associados:** - **Desenvolvimento de Estratégias:** Auxiliar na criação e implementação de estratégias para a captação de novos associados, incluindo campanhas de marketing e eventos de recrutamento. - **Prospecção de Associados:** Identificar e abordar potenciais novos associados, apresentando os benefícios da associação e promovendo a adesão. - **Acompanhamento e Relacionamento:** Manter contato com potenciais associados, acompanhar o processo de adesão e garantir uma integração bem-sucedida dos novos membros. - **Gestão de Dados:** Atualizar e manter registros de novos associados no sistema de gerenciamento, monitorando o progresso das metas de captação. **Qualificações e Habilidades:** - **Formação:** Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correla

Número de vagas: 1

Tipo de contrato e Jornada: Efetivo – CLT - Período Integral

Área Profissional: Assistente em Administração - Secretariado

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